برای مرتب کردن فایلهای مک بدون جابهجا کردن آن‌ها، از Tags (برچسب‌های رنگی) و Smart Folders (پوشه‌های هوشمند) فایندر استفاده کنید. برچسب‌ها فایلهای پراکنده را در یک گروه مجازی جمع می‌کنند و پوشهی هوشمند هم بر اساس شرط‌هایی که تعیین می‌کنید، به‌صورت خودکار فایلهای مناسب را نشان می‌دهد.
Tags در فایندر چیست؟
Tag یک برچسب رنگی یا متنی است که روی هر فایل یا پوشه می‌گذارید. برخلاف پوشه‌ها، یک فایل میتواند همزمان چند برچسب داشته باشد. مثلاً یک فایل PDF قرارداد میتواند هم برچسب «مهم» داشته باشد و هم «پروژه‌ی الف». نکته‌ی مهم این است که برچسبگذاری، فایل را از جای اصلی‌اش جابهجا نمی‌کند؛ فقط یک نشانه به آن اضافه می‌شود.
برای برچسبگذاری، روی فایل در فایندر کلیک راست کنید و از بخش Tags یکی از رنگ‌ها را انتخاب کنید. روش دیگر، انتخاب فایل و استفاده از منوی File در نوار بالای صفحه است. میتوانید با پنجره‌ی Get Info (میانبر Command+I) هم در بخش مربوط به Tags، برچسب را تایپ کنید.
ساخت و مدیریت برچسب‌های دلخواه
مک از ابتدا چند برچسب رنگی آماده دارد، اما بهتر است اسم‌های معنادار برای خودتان بسازید؛ مثلاً «فاکتور»، «در انتظار پاسخ» یا «برای چاپ». در تنظیمات فایندر بخشی برای Tags وجود دارد که در آن میتوانید برچسب‌ها را بسازید، تغییر نام بدهید، رنگشان را عوض کنید و تعیین کنید کدام‌ها در نوار کناری فایندر نمایش داده شوند. (نام و جای دقیق این بخش ممکن است در نسخه‌های مختلف macOS کمی فرق کند، اما در تنظیمات خود فایندر پیدا می‌شود.)
پیشنهاد عملی: تعداد برچسب‌ها را کم نگه دارید. اگر بیش از هشت تا ده برچسب داشته باشید، دیگر مثل پوشه‌های شلوغ، پیدا کردن چیزی سخت می‌شود. بهتر است برچسب‌ها را بر اساس «وضعیت» (مثلاً فوری یا تمام‌شده) بسازید و برای «موضوع» از پوشه استفاده کنید.
پیدا کردن فایل‌ها با برچسب
وقتی یک برچسب در نوار کناری فایندر نمایش داده شود، با یک کلیک میتوانید همهی فایلهای دارای آن برچسب را ببینید، حتی اگر در پوشه‌های کاملاً متفاوتی باشند. همچنین میتوانید نام برچسب را در کادر جستوجوی فایندر یا Spotlight تایپ کنید تا فایلهای مرتبط پیدا شوند.
Smart Folders؛ پوشه‌ای که خودش پر می‌شود
پوشهی هوشمند در واقع یک جستوجوی ذخیرهشده است. از منوی File در فایندر گزینه‌ی New Smart Folder را انتخاب کنید، سپس با دکمه‌ی «+» در گوشه‌ی بالای پنجره شرط‌ها را اضافه کنید. شرط‌ها می‌توانند شامل نوع فایل، تاریخ ایجاد یا آخرین تغییر، بخشی از نام، یا حتی برچسب باشند. در پایان با دکمه‌ی Save آن را ذخیره کنید و در صورت تمایل به نوار کناری اضافه کنید.
چند ایده‌ی کاربردی برای پوشه‌های هوشمند:
پوشه‌ای که همهی فایلهای PDF را که در هفته‌ی گذشته ایجاد کرده‌اید نشان می‌دهد؛ پوشه‌ای برای تصاویر بزرگ‌تر از حجم مشخص تا برای خالی کردن حافظه سراغشان بروید؛ یا پوشه‌ای که تمام فایلهای دارای برچسب «فوری» را از همه‌جا جمع میکند. چون فایل‌ها واقعاً داخل این پوشه نیستند، حذف کردن پوشهی هوشمند هیچ فایلی را پاک نمی‌کند. فقط حواستان باشد اگر داخل پوشهی هوشمند فایلی را پاک کنید، همان فایل اصلی حذف می‌شود.
ترکیب برچسب‌ها با Quick Look
برای مرور سریع محتوای فایل‌ها قبل از برچسبگذاری، فایل را انتخاب کنید و کلید Space را بزنید. پیش‌نمایش Quick Look باز می‌شود و بدون اجرای برنامه، تصاویر، سندها و ویدیوها را می‌بینید. اگر فایل PDF باشد و بخواهید آن را ویرایش یا امضا کنید، مطلب آموزش Preview مک را هم بخوانید.
یک روال ساده برای شروع
برای شروع، سه برچسب بسازید: «فوری»، «در حال انجام» و «تمام‌شده». سپس یک پوشهی هوشمند برای هر کدام تعریف کنید و در نوار کناری فایندر بگذارید. هر بار که کار فایلی تمام شد، فقط برچسبش را عوض کنید. با این روش بدون جابهجا کردن فایل‌ها، همیشه یک داشبورد شخصی از کارهایتان روی مک دارید. اگر برچسب‌ها از طریق iCloud Drive همگام شوند، معمولاً روی آیفون و آیپد هم در برنامه‌ی Files دیده میشوند.
